Microsoft
Access es un sistema de gestor de base de datos
relacionales para Windows. Es decir, un software que funciona bajo Windows y
aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por
objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar
la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Access le
proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener
exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un
informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada
por distintos conceptos. Usted sólo tendrá que mantener al día la base de datos
incorporando las nuevas informaciones al sistema, por ejemplo cada vez que se
efectúa un pedido, o cada vez que un cliente paga una cuenta pendiente. Y todo
ello dentro del entorno gráfico de Microsoft Windows, que usted ya conoce y con
el que se encuentra familiarizado.
Una base de datos
es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de
forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Desde
el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un
conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos
y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Campo: es el elemento más pequeño de información (conjunto
de caracteres) de la que se compone una base de datos. Esta parte contiene un
único dato, como por ejemplo un precio, un nombre, un tipo documental, un
color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de
campo.
Registros: es un conjunto de campos. Cada registro está
compuesto por los mismos campos, y en la misma disposición; solo cambia el
contenido, pero permanece invariable la longitud y l ubicación de cada uno de
los datos en todos los registros.
Tabla: es el conjunto de registros idénticos en
cuanto a su formato. La denominación de tabla se debe a su organización en
forma de filas y columnas. Cada fila o renglón contiene los datos de un único
registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo,
en cada columna encontramos un determinado campo de cada uno de los registros
de la tabla. Los nombres de los campos aparecen en la parte superior de la
tabla y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el
campo.
Base
de datos integral: o también llamado
archivo contenedor porque en él se agrupan todo lo necesario para el manejo de
la información referente a un determinado tema: tablas, consultas, formularios,
informes, macros, módulos, páginas. Estos elementos se denominan en Access
objetos.
Formularios:
Los formularios se conocen a veces como
"pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan
para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que
ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar
formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi
todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver,
escribir y editar datos en las tablas.
Formulario como panel de control: al utilizar el
Asistente para bases de datos para crear una base de datos, Access crea
automáticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de
datos. El panel de control tiene botones en los que se puede hacer clic para
abrir formularios e informes (o para abrir otros paneles de control que
contengan otros formularios e informes), salir de Access o personalizar el
panel de control. Se puede crear un panel de control similar al que crea el
Asistente para bases de datos mediante el Administrador del panel de control.
Informes: los informes o también llamados
“reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe
se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos
actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que
permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar
a otro programa o enviar por correo electrónico.
Consultas: es una pregunta acerca de la información contenida
en una o varias tablas. Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar
datos, como base para formularios e informes, realizar cálculos, combinar datos
de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una
tabla. A la respuesta de la consulta de la denomina “hoja de respuestas dinámicas”,
porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja, es actualizado en
la (s) tabla (s) correspondientes.
Una consulta no contiene datos sino que es un conjunto de instrucciones
para seleccionar y mostrar los registros en una o varias tablas.
Tipos de consultas:
·
Consultas de selección: recuperan datos de una o más
tablas y muestran el conjunto de registros en una hoja de datos. También puede
utilizar una consulta de selección para agrupar datos y para calcular sumas,
recuentos, promedios y otros tipos de totales, aunque en este curso no se van a
tratar los cálculos.
·
Consulta de parámetros: muestra un cuadro de diálogo
cuando se ejecuta, que pide al usuario que escriba la información que éste
desea que se utilice como criterio de la consulta. Puede diseñar una consulta
de parámetros para que solicite más de un dato de un tipo de información, por
ejemplo, para que pida dos fechas. Access recuperará todos los datos con
valores entre ambas fechas.
·
Consulta de tabla de referencias
cruzadas: organiza un
conjunto de registros para que su presentación sea más clara, mediante
encabezados de fila y de columna. Los datos pueden verse incluidos en dos
categorías a la vez.
·
Consulta SQL: se crea utilizando una
instrucción SQL (Lenguaje de consulta estructurado). El lenguaje SQL constituye
una forma avanzada de consultar, actualizar y administrar bases de datos
relacionales. Access puede crear instrucciones SQL por usted al crear este tipo
de consulta o puede crear su propia instrucción SQL.
·
Consulta de acción: crea una tabla nueva o modifica
una existente agregando, eliminando o actualizando datos de la misma. Debido a
la eficacia de las consultas de acción, sobre todo a la hora de modificar
datos, es aconsejable realizar una copia de seguridad de sus datos, antes de
ejecutar una consulta de acción.
Tipos de consultas de acción:
-Consulta de eliminación: Elimina un grupo de registros de una o más
tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar
productos que ya no se fabrican. Con las consultas de eliminación, siempre se
eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los
registros.
-Consulta de actualización: Realiza cambios globales en un grupo de
registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10
por ciento para todos los productos lácteos. Con una consulta de actualización,
puede cambiar los datos de las tablas existentes.
-Consulta de datos anexados: Agrega un grupo
de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo,
supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una
tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir
toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.
-Consulta de creación de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la
totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de
creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra
base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros
antiguos.
-Apuntes otorgados por el profesor.
-http://informatica.wikia.com/wiki/Bases_de_datos
-http://www.aulaclic.es/access2007/index.htm
Consultadas el 08/07/2013
Reflexión: esta herramienta es importante conocerla porque facilita el manejo y ubicación de información precisa que requiere un determinado usuario.
Espero que les sirva el post.
Hasta la próxima, saluda:
Betania Götte Hernández.
