Una tabla
de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar
los datos. Una tabla contiene información sobre un tema
o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.
Las tablas contienen
campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre
del cliente, dirección, etc.
Y al conjunto de campos para un
mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro
cliente forman otro registro.
1) Registro o fila
2) Campo o columna
3) Dato
La base de datos puede contener
muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada
tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto,
números, fechas e imágenes.
C.20: Crear base de datos
E1: Crear una base de datos.
Primero se ejecuta Access y se debe crear la base de datos y establecer un
nombre desde la pestaña “Archivo”.
Una vez que se crea la base de datos, Access automáticamente abre una tabla de datos en blanco:
E.2: Agregar nueva tabla de datos.
Debemos ir a la pestaña “Crear”
y hacer clic en “Tabla”.
Se
inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja
de datos.
E.3: Agregar campos a las tablas
Se deben escribir los datos que se deseen en la tabla haciendo clic en
agregar nuevo campo. Cada campo puede contener diferente tipo de datos y varias
opciones en sus propiedades.
A medida de que vamos agregando datos, Access automáticamente proporciona
un Id autonumérico en el primer campo:
E.4: Establecer clave principal.
Desde la Vista Diseño se
selecciona el campo al que se desea establecer como clave principal, y ubicados
en la pestaña “Diseño” hacemos
clic en “Clave principal”.
E.5: Eliminar clave principal.
Se debe ubicar en el campo que posee la clave principal y hacer clic
nuevamente en el botón de “Clave
principal” de la pestaña “Diseño”
y ésta se elimina.
C.21: Crear Relaciones entre tablas
E.1: Crear relaciones.
En la pestaña “Herramientas de
base de datos” damos clic en la opción “Relaciones” y aparecerá un cuadro con el listado de las tablas
que posee la base de datos en el que debemos seleccionar las tablas que
queremos relacionar.
Una vez agregadas las tablas, debemos arrastras el campo de una tabla hasta
el campo de la otra con la que queremos relacionarlo teniendo en cuenta que
ambos campos deben ser equivalentes en su tipo de datos.
Error: las relaciones no se efectuaban porque los campos relacionados no
tenían el mismo tipo de dato.
E.2: Eliminar una relación.
Para eliminar una relación, debemos ubicarnos en la línea que marca la
relación y hacer clic derecho sobre la misma y ahí aparecen las opciones de
Modificar relación y Eliminar.
E.3: Modificar una relación.
Se puede modificar las relaciones entre tablas haciendo clic derecho sobre
la misma y seleccionando la opción Modificar
relación.
C.22: Crear Formularios.
E.1: Crear un formulario.
Se pueden crear formularios de diferentes maneras. A continuación se
explican los pasos mediante el Asistente para formularios:
Desde la pestaña “Crear”,
hacemos clic en “Asistente para
formularios” y allí se abre un cuadro con el que crearemos el formulario
siguiendo los pasos que están establecidos en el mismo.
C.23: Crear Consultas.
E.1: Crear una consulta.
En la pestaña “Crear” se
hace clic en la opción “Asistente para
consultas”, donde aparecerá un
cuadro de diálogo que nos servirá de guía para poder elaborarla.
Luego se debe elegir el tipo de consulta y seguir los pasos que indica el
asistente.
C.24: Crear Informes.
E.1: Crear un informe.
En la pestaña “Crear” se
hace clic en “Asistente para informes”,
donde también aparecerá el cuadro que nos guiará en la elaboración del informe.
Se deben seleccionar las tablas y los campos que poseen los datos que nos
interese mostrar. Los pasos siguientes son para determinar el estilo del
informe y el orden de los campos con sus respectivos datos.
Fuentes:
http://www.aulaclic.es/access2007/b_2_1_1.htm Consultada: 14/08/2013
http://www.aulaclic.es/access2007/b_2_1_1.htm Consultada: 14/08/2013
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/crear-tablas-en-una-base-de-datos-HA001224251.aspx
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx
Consultadas: 14/08/2013
Consultadas: 14/08/2013
Reflexión: estas nuevas competencias sobre Access son de utilidad una vez que se las aprende a utilizar correctamente. Fue todo un desafío pero se lograron buenos resultados y sobre todo conocimientos para un futuro profesional.
Espero que les sirva el post.
Hasta la próxima, saluda:
Betania Götte Hernández.
