MS ACCESS 2007 - Parte Práctica

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección, etc.

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro.

                                                     1)      Registro o fila

                                                                 2)      Campo o columna

                                                                 3)      Dato

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes.

C.20: Crear base de datos

E1: Crear una base de datos.

Primero se ejecuta Access y se debe crear la base de datos y establecer un nombre desde la pestaña “Archivo”.

Una vez que se crea la base de datos, Access automáticamente abre una tabla de datos en blanco:

E.2: Agregar nueva tabla de datos.

Debemos ir a la pestaña “Crear” y hacer clic en “Tabla”.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

E.3: Agregar campos a las tablas

Se deben escribir los datos que se deseen en la tabla haciendo clic en agregar nuevo campo. Cada campo puede contener diferente tipo de datos y varias opciones en sus propiedades.

A medida de que vamos agregando datos, Access automáticamente proporciona un Id autonumérico en el primer campo: 

E.4: Establecer clave principal.

Desde la Vista Diseño se selecciona el campo al que se desea establecer como clave principal, y ubicados en la pestaña “Diseño” hacemos clic en “Clave principal”.

E.5: Eliminar clave principal.

Se debe ubicar en el campo que posee la clave principal y hacer clic nuevamente en el botón de “Clave principal” de la pestaña “Diseño” y ésta se elimina.

C.21: Crear Relaciones entre tablas

E.1: Crear relaciones.

En la pestaña “Herramientas de base de datos” damos clic en la opción “Relaciones” y aparecerá un cuadro con el listado de las tablas que posee la base de datos en el que debemos seleccionar las tablas que queremos relacionar.

Una vez agregadas las tablas, debemos arrastras el campo de una tabla hasta el campo de la otra con la que queremos relacionarlo teniendo en cuenta que ambos campos deben ser equivalentes en su tipo de datos.

Error: las relaciones no se efectuaban porque los campos relacionados no tenían el mismo tipo de dato.

E.2: Eliminar una relación.

Para eliminar una relación, debemos ubicarnos en la línea que marca la relación y hacer clic derecho sobre la misma y ahí aparecen las opciones de Modificar relación y Eliminar.

E.3: Modificar una relación.

Se puede modificar las relaciones entre tablas haciendo clic derecho sobre la misma y seleccionando la opción Modificar relación.

C.22: Crear Formularios.

E.1: Crear un formulario.

Se pueden crear formularios de diferentes maneras. A continuación se explican los pasos mediante el Asistente para formularios:

Desde la pestaña “Crear”, hacemos clic en “Asistente para formularios” y allí se abre un cuadro con el que crearemos el formulario siguiendo los pasos que están establecidos en el mismo.

C.23: Crear Consultas.

E.1: Crear una consulta.

En la pestaña “Crear” se hace clic en la opción “Asistente para consultas”, donde  aparecerá un cuadro de diálogo que nos servirá de guía para poder elaborarla.

Luego se debe elegir el tipo de consulta y seguir los pasos que indica el asistente. 

C.24: Crear Informes.

E.1: Crear un informe.

En la pestaña “Crear” se hace clic en “Asistente para informes”, donde también aparecerá el cuadro que nos guiará en la elaboración del informe.

Se deben seleccionar las tablas y los campos que poseen los datos que nos interese mostrar. Los pasos siguientes son para determinar el estilo del informe y el orden de los campos con sus respectivos datos.

Fuentes:
http://www.aulaclic.es/access2007/b_2_1_1.htm Consultada: 14/08/2013

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/crear-tablas-en-una-base-de-datos-HA001224251.aspx  

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx  
Consultadas: 14/08/2013

Reflexión: estas nuevas competencias sobre Access son de utilidad una vez que se las aprende a utilizar correctamente. Fue todo un desafío pero se lograron buenos resultados y sobre todo conocimientos para un futuro profesional.  

Espero que les sirva el post.

Hasta la próxima, saluda:

Betania Götte Hernández.