MS ACCES 2007 - Parte Teórica I

Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows. Es decir, un software que funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Access le proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener  exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Usted sólo tendrá que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema, por ejemplo cada vez que se efectúa un pedido, o cada vez que un cliente paga una cuenta pendiente. Y todo ello dentro del entorno gráfico de Microsoft Windows, que usted ya conoce y con el que se encuentra familiarizado. 

Base de Datos:

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Principales componentes de una base de datos:

Campo: es el elemento más pequeño de información (conjunto de caracteres) de la que se compone una base de datos. Esta parte contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un nombre, un tipo documental, un color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de campo.

Registros: es un conjunto de campos. Cada registro está compuesto por los mismos campos, y en la misma disposición; solo cambia el contenido, pero permanece invariable la longitud y l ubicación de cada uno de los datos en todos los registros.  

Tabla: es el conjunto de registros idénticos en cuanto a su formato. La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas. Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontramos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla. Los nombres de los campos aparecen en la parte superior de la tabla y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el campo.

Base de datos integral: o también llamado archivo contenedor porque en él se agrupan todo lo necesario para el manejo de la información referente a un determinado tema: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, páginas. Estos elementos se denominan en Access objetos. 

 Formularios: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Formulario como panel de control: al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, Access crea automáticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de datos. El panel de control tiene botones en los que se puede hacer clic para abrir formularios e informes (o para abrir otros paneles de control que contengan otros formularios e informes), salir de Access o personalizar el panel de control. Se puede crear un panel de control similar al que crea el Asistente para bases de datos mediante el Administrador del panel de control.

Informes: los informes o también llamados “reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas: es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas. Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar datos, como base para formularios e informes, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. A la respuesta de la consulta de la denomina “hoja de respuestas dinámicas”, porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja, es actualizado en la (s) tabla (s) correspondientes.

Una consulta no contiene datos sino que es un conjunto de instrucciones para seleccionar y mostrar los registros en una o varias tablas.

Tipos de consultas:

·                    Consultas de selección: recuperan datos de una o más tablas y muestran el conjunto de registros en una hoja de datos. También puede utilizar una consulta de selección para agrupar datos y para calcular sumas, recuentos, promedios y otros tipos de totales, aunque en este curso no se van a tratar los cálculos.

·                    Consulta de parámetros: muestra un cuadro de diálogo cuando se ejecuta, que pide al usuario que escriba la información que éste desea que se utilice como criterio de la consulta. Puede diseñar una consulta de parámetros para que solicite más de un dato de un tipo de información, por ejemplo, para que pida dos fechas. Access recuperará todos los datos con valores entre ambas fechas.

·                    Consulta de tabla de referencias cruzadas: organiza un conjunto de registros para que su presentación sea más clara, mediante encabezados de fila y de columna. Los datos pueden verse incluidos en dos categorías a la vez.

·                    Consulta SQL: se crea utilizando una instrucción SQL (Lenguaje de consulta estructurado). El lenguaje SQL constituye una forma avanzada de consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales. Access puede crear instrucciones SQL por usted al crear este tipo de consulta o puede crear su propia instrucción SQL.

·                    Consulta de acción: crea una tabla nueva o modifica una existente agregando, eliminando o actualizando datos de la misma. Debido a la eficacia de las consultas de acción, sobre todo a la hora de modificar datos, es aconsejable realizar una copia de seguridad de sus datos, antes de ejecutar una consulta de acción.

Tipos de consultas de acción:

-Consulta de eliminación: Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

-Consulta de actualización: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

-Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.

-Consulta de creación de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

 

Fuentes:
-Apuntes otorgados por el profesor.
-http://informatica.wikia.com/wiki/Bases_de_datos 
-http://www.aulaclic.es/access2007/index.htm
Consultadas el 08/07/2013

 Reflexión: esta herramienta es importante conocerla porque facilita el manejo y ubicación de información precisa que requiere un determinado usuario.
 
Espero que les sirva el post.
Hasta la próxima, saluda:
Betania Götte Hernández.